domingo, 28 de noviembre de 2010

I.              DESCRIPCION DE LA EMPRESA

          1.    Nombre

La empresa a analizar en el presente informe es SAN MIGUEL DE PIURA, una Mype dedicada a la venta y comercialización de productos regionales. Fue creada el día 26 de Octubre del año 2003 por la señora Adriana Moscol León.

Es una empresa familiar que cuenta actualmente con 6 trabajadores y cuyo volumen de producción en snacks (chifles, papas al hilo y camotes en hojuela) es de 1000kg. Mensuales. Con ventas brutas de S/. 12000 mensuales aprox.


2.   Ubicación y sucursales

Actualmente sólo cuenta con un punto de venta ubicado en la Av. Bolognesi # 201. El lugar de producción está situado en la Calle Arequipa #1386 - Piura.

3. Descripción de la empresa

3.1.      Misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa

Misión: “Somos una empresa piurana dedicada a la producción y comercialización de productos regionales ofreciendo variedad, innovación de sabores y alta calidad logrando superar las expectativas de los mismos satisfaciendo así las exigencias de nuestros clientes”.

Visión: “Posicionarnos como la mejor empresa Regional en 3 años, logrando nuevos niveles de éxito competitivo, generando un crecimiento armónico y sostenido de la empresa, de sus colaboradores y excelencia en la satisfacción de nuestros clientes”.

Objetivos Estratégicos: 
·         Posicionarse en el mercado regional en un plazo de 3 años.
·         Aumentar el nivel de ventas en un 20% anual.
·         En Marzo del 2011 lanzar al mercado dos sabores más de chifles.
·         En el año 2013 abrir nuevas sucursales dentro de la ciudad de Piura.
         3.2.      Cartera de productos

La empresa se dedica a la producción y comercialización de productos regionales, dentro de los cuales se encuentran:

Snack

· Chifle Normal: Es el chifle común que todos comercializan y que viene acompañado de una cancha también común.
Este tipo de chifle se elabora en diferentes presentaciones: 40gr., 100gr., 250gr., 250gr y 500gr.

· Chifle Clásico Especial: Es llamado “especial” debido a que su preparación es realizada de una forma diferente; es decir, en la fritura del mismo intervienen otros aditivos que hacen que el chifle tenga un sabor diferente al antes explicado.

Viene acompañado de un tipo de cancha especial llamada Paccho y de una cecina (carne seca triturada).Este tipo de chifle se elabora en presentaciones de 250gr y 500gr.

· Chifle Especial: Al igual que el anterior, tiene un sabor diferente al chifle normal, pero se diferencia del segundo porque contiene un sabor adicional que es de ajo en polvo.

También viene acompañado de un tipo de cancha Paccho y cecina.Este tipo de chifle se elabora también en presentaciones de 250gr y 500gr.

· Chifle Dulce: Elaborado a base de plátano verde maduro de tipo bellaco. Este producto no lleva ningún tipo de cancha y es vendido en la presentación de 250gr.

Los tres primeros tipos de chifles antes mencionados también son vendidos en una presentación con ají.
El chifle es considerado el principal producto en la empresa, debido a que es el que más volumen de venta tiene y mayor rentabilidad.

· Papas al hilo: Vendido en una única presentación de 250gr.

· Camotes en Hojuela: También vendido en una presentación de 250gr.

Otros productos
· Algarrobina: Producto elaborado a base de algarroba y colágeno. Este producto es vendido en frascos de vidrio con tapa sellada, en una presentación de 500ml.

· Miel de Abejas: Vendida en presentación de 500ml y en frasco de vidrio.

· Natilla: Crema elaborada con leche, yemas de huevo y azúcar. Es vendida en una presentación de 240gr.

· Cerámica: Se venden jarrones, platos, y figuras en cerámica de Chulucanas a diversos precios, dependiendo de la figura y el tamaño.

3.3.        Entorno empresarial

3.3.1.   Características del sector

El sector donde se encuentra la empresa es altamente turbulento debido que  existe una proliferación de empresas dedicadas a la producción y venta de productos regionales, especialmente la venta de chifles. Cada vez son más las empresas que están apareciendo con este giro de negocio, ubicadas en las Av. Loreto, Bolognesi y puestos del mercado modelo.

La mayoría de empresas existentes presentan un alto grado de informalidad, respecto al tema tributario; además la mayoría de ellas no cuentan con un Registro Sanitario para cada uno de sus productos, obligado por la Dirección General de Salud (DIGESA), lo que refleja que la calidad de los productos ofrecidos por empresas del sector no están totalmente garantizados.

Clientes: Tiene como grupo objetivo a personas del NSE A/B  entre 22 y 45 años, que no solo buscan consumir chifles y otros productos regionales sino que también les importa la calidad y variedad de los mismos.

Además de este tipo de clientes, la empresa cuenta con unos clientes fijos a los cuales se les atiende semanalmente. En este tipo de clientes se encuentran algunas bodegas, colegios, restaurantes, entre otros lugares ubicados dentro de la ciudad de Piura.

Proveedores: En cuanto a la producción de chifles la empresa no cuenta con proveedores fijos porque el plátano es un insumo que varía tanto en el precio como en los estándares de calidad, por lo tanto en el momento que se realizan las compras es necesario buscar en diferentes lugares para encontrar lo requerido. Lo mismo sucede en el caso de las compras de insumos para la elaboración de las papas al hilo y camotes en hojuelas.

Con respecto a los productos regionales como: natilla, miel de abejas y algarrobina, la producción de los mismos es tercerizada, con lo cual a la empresa se le entregan los productos finales, es decir ya elaborados y envasados , y de esta manera la empresa se encarga de colocar la etiqueta y proceder a su venta.

Competencia: Actualmente, en Piura, son cada vez más las empresas dedicadas a la producción y venta de chifles y otros productos regionales. Podemos identificar dentro de todas ellas a las siguientes:

                                  . Competencia Directa
-       Olaechea
-       La Españolita
-       Crickets
-       Chiflazo


. Competencia Indirecta
-       El Ayabaquino
-       Keylita
-       Los Reyes
-       Flores
-       Leo
-       Otero
          3.4.    Estructura orgánica
         
         Al ser una Mype, la estructura organizativa no está dividida en áreas; básicamente cuenta con pocos trabajadores dentro de los cuales la mayoría realizan varias funciones. La propietaria está a cargo de todo el personal, es ella la que decide en todo.




         3.5.        Funciones de cada unidad orgánica y personas (Anexo1)
  
         Se cuenta con una vendedora en el punto de venta, la misma que es responsable de todo lo que ocurra en ese lugar. Ella se encarga principalmente de la atención al público, dando a degustar los diversos tipos de chifles con los que cuenta la empresa.

         Respecto a la producción, existe un cocinero, quien se encarga no sólo de la producción de los productos, sino también se encarga de la compra de insumos, materia prima y otros necesarios para realizar sus funciones. (Para mayor información acerca del MOF de la empresa, consultar el ANEXO 1).

           3.6. Recursos y capacidades 
       
         Tangibles

La empresa cuenta principalmente con cocinas de carbón, debido a que la preparación de sus productos se realiza de manera artesanal.

En el lugar de envasado, cuenta con selladoras de mano, necesarias para cerrar el producto final en bolsas de polipropileno. Cuenta además con mesas y recipientes grandes donde es recepcionado el producto para posteriormente envasarlo. Tiene además fechadoras, las cuales fácilmente permiten pegar los stickers con las fechas de producción y vencimiento en cada una de las bolsas.

En el punto de venta la empresa cuenta con varias vitrinas, necesarias para la exibición del producto final y con un estante y escritorio el cual es usado por la propietaria.

Intangibles

Capital Humano: La empresa tiene como activo valioso a sus trabajadores, cada uno sabe las tareas a realizar, y el cocinero es un experto en chifles (El producto que más se vende). Cuenta con muchos años de experiencia en el tema de los chifles.

Capital Tecnológico: No existe maquinaria de alta tecnología empleada debido a que es una pequeña empresa y el nivel de producción no necesita de ella. La producción de los chifles se realiza a través de una cocina a base de carbón y el envasado de los mismos se realiza a través de máquinas selladoras.

Capital Organizacional: La empresa sí tiene establecida una misión, visión ni objetivos. Cuenta además con un manual de operaciones y funciones. También cuenta con un organigrama.

Por otra parte, existe un buen clima laboral entre los trabajadores de la empresa, cada uno de ellos se siente cómodo y a gusto con su trabajo; saben lo que tienen que hacer. Además, se realizan pequeñas reuniones cuando es el cumpleaños de alguno de ellos y también para celebrar cada año el aniversario de la empresa.

Capital Relacional: La empresa mantiene una relación estrecha con sus clientes, especialmente aquellos que atiende de manera semanal como ya hemos explicado anteriormente.

Mantiene a sus clientes actuales y antiguos quienes son fieles a la marca, y trata de captar nuevos clientes, haciendo degustación en su local de venta, de los diferentes tipos de chifles y otros productos (algarrobina, miel de abeja) para convencer al cliente de la calidad y sabor de los mismos.

3.7.    Sistema de Trabajo

Delegación de autoridad

Como ya se mencionó anteriormente, es la propietaria quien está a cargo de todo el funcionamiento de la empresa. Sin embargo una parte de la autoridad ha sido delegada únicamente al cocinero, quien por cuestiones de experiencia, tiene la potestad de influir en las funciones de los encargados de la producción y envasado, para mantener los estándares de calidad de los productos de la empresa.

Tramo de control

El control de las ventas en el punto de venta, se registran mediante formatos, los cuales son llenados de forma manual, diariamente por la vendedora. Todos los días, la propietaria, recoge estos formatos, los cuales le permiten llevar un control de ingresos e inventarios de los productos.

El control de las compras se realiza de igual forma mediante formatos, los cuales son llenados por el cocinero, quien es el responsable de las mismas. Este formato es entregado al punto de venta, detallando los insumos comprados y el total de dinero empleado. Si hay vuelto, éste es entregado a la vendedora, quien al final del día, junto con su formato de ventas, le entrega a la propietaria.

3.8.        Cultura organizacional

Existen normas, plasmadas en un documento que reflejan la cultura organizacional de la empresa y cuyo fin es transmitírsela a todos los miembros de la misma.

De esta forma el personal debe cumplir ciertas normas y respetar políticas que ya están establecidas. Hay diversas normas de acuerdo a los diversos procesos que se realizan en la empresa (compras, producción, almacén, venta en tienda y entrega de productos a clientes fijos).

3.9.         Análisis FODA

3.9.1.  General


3.9.2. Desde el punto de vista de necesidades y requerimiento        de   información y/o automatización.

Fortalezas:

- Es una pequeña empresa por lo que no necesita de un sistema  complejo.

Oportunidades:

- Reemplazar acumulación de formatos por un sistema ERP.
- Información más ordenada y de más fácil acceso.
- Se puede tener un mejor control de inventarios.
- Mejor control de entradas y salida de dinero.
- Ahorro de tiempo y dinero por pérdidas.

Debilidades:

- Tardaría regular tiempo para la inducción sobre el software a usar, debido a que la vendedora (quien manejará el sistema a implementar) no tiene facilidad para usar una computadora.
Posible resistencia al cambio.
No se dispone de una base de datos, sobre clientes potenciales para crear una estrategia de CRM.
- No se dispone de una página web, que brinde información sobre novedades e innovaciones en los chifles.

Amenazas:

- Aparición de tecnología mejorada.
-Crecimiento de la empresa en una largo plazo podría requerir de un nuevo sistema de información.

3.10.  Conclusión estratégica, desde el punto de vista de SI/TI

3.10.1.   Vinculación al Plan Estratégico de la empresa

Mediante una implementación de un sistema de Información se lograrían cumplir  ciertos objetivos planteados por la empresa como son:

- Aumentar el nivel de ventas en un 20%: Con un SI se lograría un mejor control de inventarios, una información más detallada y de fácil acceso para ir controlando si el objetivo está siendo alcanzado. Además, se podrá tener acceso a reportes sobre las utilidades y la evolución de las ventas a lo largo del año.

- Lanzar al mercado en el año 2011 dos sabores más de chifles: Se lograría ver de alguna forma el grado de aceptación que han tenido para los clientes estos nuevos productos, reflejados mediante un software ERP, el cual muestra a detalle el número de unidades vendidas por tipo de producto.

3.10.2.   Estrategia de SI/TI (porqué requiere incorporar o mejorar SI/TI)

Se requiere incorporar un sistema de información adecuado para, como ya se ha explicado anteriormente, brindar información más detallada, precisa, de fácil acceso y en cualquier momento a la propietaria de la empresa. Todo ello para que logre llevar un mejor control y tenga pleno conocimiento de cómo está funcionando la empresa.

Para luego tomar decisiones que le permita a la empresa, mejorar en sus puntos débiles y reforzar sus fortalezas.

3.10.3.   Estrategia web, si fuera necesaria

Lo que se pretende respecto a esta estrategia, es tener una presencia en internet como empresa, dando a conocer a nuestros clientes la variedad de productos que se producen y comercializan, enfocándose específicamente en los chifles, los cuales se producen en diferentes sabores.

De esta forma, mostrar a quien acceda al sitio web, que se trata de una empresa piurana que ha querido ir más allá de un chifle tradicional, incitando a que se prueben los nuevos sabores innovadores.

Por otra parte, también se pretende contar con un Blog, el cual permita la interacción directa con personas que viven en Piura, o han vivido y residen actualmente en otras ciudades o países. Mostrando información sobre diferentes aspectos culturales, gastronómicos, que permitan la entretenida interacción con quien acceda al Blog.

Por último, se busca también, entrar en las redes sociales, principalmente en la red que está teniendo gran éxito como es Facebook, creando una página que permita, de igual forma, dar a conocer la empresa y captar la mayor cantidad de usuarios que ya hayan degustado de los productos San Miguel de Piura.

II. ANALISIS DESDE EL PUNTO DE SISTEMAS DE INFORMACION 

1.  Consideraciones de rediseño organizacional

Sería necesario, desde el punto de vista de SI, un rediseño en el proceso de venta. Este se realiza de manera manual, mediante formatos, los cuales no siempre reflejan el nivel de inventarios que debería existir. Ya se han incurrido en pérdidas monetarias y de productos, por lo que se busca evitar esto con la implementación de un sistema de información.

Mejorar así el proceso de venta para un mejor control de inventarios y ahorro de tiempo y dinero.

2.  Análisis de las funciones y procesos

A continuación se detallan los procesos existentes en la empresa y el número de    operaciones realizadas para cada uno de ellos.

o   Proceso de compra:

a)    Se comunica el requerimiento de insumos y materia prima necesarios.
b)   Se recibe el dinero necesario entregado.
c)    Se realizan las compras, en los proveedores fijos.
d)   Se transporta el total de insumos y materia prima compradas hasta el lugar de fabricación.

Responsable: Cocinero

o   Proceso de venta:

a)    Se realiza el saludo al cliente que está ingresando a la tienda.
b)   Se escucha lo que él necesita y brinda información sobre precios y presentaciones.
c)    Se da a degustar los diferentes sabores de chifles.
d)   Se emite boleta de venta o factura.
e)    Recepción de dinero.
f)     Entrega de producto.
g)   Despedida
h)   Al final del día se llena formato con las cantidades vendidas, ingresos y egresos de dinero.

Responsable: Vendedora

o   Proceso de producción:

a)    Recepción de materia prima comprada.
b)   Se coloca la materia prima en grandes fuentes con agua para su lavado respectivo.
c)    Se procede a pelar la materia prima.
d)   Se prepara la cocina colocándose aceite en el perol.
e)    Se procede a rayar la materia prima, insertándola en el perol.
f)     Se controla la fritura de la materia prima, volteándola constantemente.
g)   Se retira el total de materia prima frita.
h)   Se traslada el producto terminado a la zona de almacén.
i)     Se llena formato con la cantidad de kilos producidos por tipo de producto.
j)     Se entrega formato al punto de venta.

      Responsable: Cocinero y ayudante de cocina

o   Proceso de envasado:

a)    Recepción de producto terminado en grandes recipientes.
b)   Pesado de producto terminado recepcionado.
c)    Se coloca le producto en fuentes grandes para su secado.
d)   Se envasa el producto en bolsas de diferentes presentaciones.
e)    Se inicia el sellado y etiquetado a cada una de las bolsas.
f)     Se llena un formato de la cantidad de productos envasados, de acuerdo a las diversas presentaciones.

       Responsable: Envasadora

3. Flujo de información entre áreas

Con los formatos que se han establecido en los diversos puestos de trabajo, se puede ver que sí existe un flujo de información interna en la empresa.

De esta manera, la persona de envasado, conoce sobre el rendimiento de materiaprima, debido a que es ella la que realiza el pesado. Además, la encargada del punto de venta, quien recibe el formato de producción, sabe cuántos kilos y qué tipo de productos se han producido, por lo que mediante su formato de venta y control de inventario, puede hacer sugerencias sobre qué productos necesita producir más la empresa.

Finalmente es la dueña de la empresa, la que recibe todos los formatos y obtiene      conocimiento sobre lo ocurrido diariamente en la empresa y puede comunicarse con cualquier trabajador en caso surja alguna duda o sugerencia.

4.  Identificación de las operaciones/transacciones básicas por áreas

Como se ha mencionado anteriormente, sí existe un flujo de información entre      los diversos puestos de trabajo, por lo que todos los trabajadores de la empresa conocen cómo funciona cada uno de los puestos de trabajo.

5. Diseño de reportes requeridos para cada área y nivel

En el Anexo 2 se detallan los formatos actuales empleados por la empresa para cada puesto.

6.    Modelado del Sistema

6.1.        Descripción general

Para lograr una mayor eficiencia en el proceso de venta específicamente, será necesario hacer uso de un sistema de información, el cual sea visto como una oportunidad de cambio para la empresa, dejar de lado formatos llenados de forma manual, dando un gran cambio en la empresa por medio de una automatización.

Para ello, será necesaria, la implementación de un software ERP, el cual se encargará de la optimización de la gestión de los procesos en la empresa.

Proponemos así la implementación del software SISTEMATIC 8.0, un software de gestión de negocios comerciales, práctico, exacto y seguro. Que permitirá llevar un mejor control en la empresa.

Se ha elegido este software debido a que es fácil, sencillo de usar y además cuenta con 6 módulos que permiten integrar procesos de diferentes puestos.

6.2.        Módulo 1: Productos

Permite codificar cada uno de los productos existentes y clasificarlos por marca, modelo, serie. Se puede describir cada uno de los productos, colocando su costo de fabricación y precio final, para que el sistema nos indique la utilidad del mismo. Además, permite digitar el stock mínimo que se requiere tener en el punto de venta y subir una foto del producto para evitar equivocaciones al momento de realizar algún pedido.

6.3.        Módulo 2: Clientes

Permite introducir una base de datos de cada uno de los clientes, para de estar forma generar un historial de los mismos con información de contacto como: Teléfono, e-mail, ciudad, razón social, entre otros datos.

6.4.        Módulo 3: Proveedores

De igual forma, con este software se puede obtener de forma ordenada, información valiosa sobre los proveedores de la empresa y sus datos de contacto respectivo.

6.5.      Módulo 4: Compras

Se pueden emitir órdenes de compra, detallando fácilmente aquellos productos que son necesarios de comprar. Este módulo no será de mucha utilidad para la empresa analizada, debido a que se realizan compras de materia prima, pero sí será útil el uso del módulo de proveedores para tener información sobre los mismos de fácil acceso.

6.6.      Módulo 5: Ventas

Permitirá la emisión de boletas, facturas, tickets, a los clientes. Se realiza el pedido, buscando el producto requerido por el cliente y posteriormente se concluye el proceso de venta mediante la emisión electrónica de algún tipo de comprobante de pago.

6.7.      Módulo 6: Caja

Se puede obtener acceso a los movimientos de caja en cualquier momento del día, lo que permite un mejor control y evitará pérdidas monetarias. Además se puede ver mediantes hojas, los movimientos del día o movimientos de una fecha específica. También cuenta con una opción donde se puede especificar con cuánto dinero se apertura la caja, comenzando la jornada de trabajo.

6.8.      Módulo 7: Gerencia

Permite acceder a reportes sobre las utilidades de cada uno de los productos vendidos, Un resumen además sobre los productos más vendidos en cantidades y montos. Y por último gráficos estadísticos sobre la evolución de las ventas por periodos. Todo esto ayudará a tomar mejores decisiones a la propietaria del negocio.

7. Opción de software encontrada para el componente ERP

7.1. Ventajas de compra de software vs desarrollo de software para este caso específico

Compra de software:

Ventajas:

-Al comprar un software se obtiene un modelo de procesos o de negocio para nuestra empresa, que se encuentra automatizado y que nos permitirá optimizar la gestión de la misma.
-Funcionalidad probada y estable.
-Posibilidad de comprobar la calidad de la solución en implementaciones existentes.
-Menor costo total de implementación.
-Menor tiempo de implementación.
-Existen variedades de software ERP comerciales que se pueden asemejar al modelo de procesos de la empresa.

Desventajas:

-Puede que en realidad no se ajuste a las necesidades de la empresa.
-No se encuentra un software cuyo modelo sea exactamente al modelo de "mi proceso o mi negocio", para ello, tendremos que considerar cuáles son las actividades o procesos críticos que deben estar automatizados y sobre el resto soportarlo manualmente.
-Funcionalidad cerrada, limitadas posibilidades de modificaciones, por riesgo a cambiar el modelo del Software.
-Normalmente adquisición sin código fuentes.
-Necesidad de recursos especializados en el software para el mantenimiento.

Desarrollar un software

Ventajas

- Tu programa hará exactamente lo que quieres que haga.
- Da la satisfacción de lograr algo.
- Proporciona mucha experiencia.
-Se establece la funcionalidad del software acorde al modelo de procesos o de negocio de la compañía.

Desventajas

- Requiere de mucha experiencia programando.
- Requiere de mucho trabajo, tiempo y esfuerzo.
- Es costoso de desarrollar.

-Demasiado tiempo para la implementación de la solución de software.
-Proceso de estabilización del software.

7.2. Características generales

PRIMERA ALTERNATIVA: SKYNET ADMINISTRATIVO 3.0.0

El posicionamiento de la empresa Skynet S.A. entro de las soluciones de software ERP en el mercado Pyme y Mype, se ve reforzado con el anuncio de mejoras en el producto SK ERP 3.0. Este software permite gestionar las principales áreas de una empresa, tales como: ventas y facturación, compras, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cajas y bancos de una manera sencilla y cómoda.

a) Módulo 1: Ventas y facturación

Características:

Permite generar ventas al crédito o al contado, tanto de productos como de servicios.
Emisión e impresión de facturas, boletas, guías de remisión, notas de crédito, notas de débito.
Manejo de una cuenta corriente para cada cliente, permitiendo la asignación de líneas de créditos.

Funcionalidades:

Terminal de Punto de Venta (Requiere licencia).
Comprobantes: Facturas, Boletas, recibos internos.
Guías de Remisión.
Notas de Crédito.
Notas de Débito.



a) Módulo 2: Almacenes e Inventario

Características:

Sistema multi almacenes.
Traslado de productos entre sucursales o establecimientos de la misma empresa.
Búsqueda global de productos (entre las sucursales) .
Manejo de código de barras, control de número de series, sub productos y retazos.
Despacho o recepción de mercadería en forma parcial o total.
Seguimiento de movimientos de producto.
Lista de precios ilimitada.

Funcionalidades:

Guías de Ingreso.
Guías de salida.
Stock de Productos.
Traslados Internos.
Búsquedas Globales.

c) Módulo 3: Compras

Características:

Generación de órdenes de compra de productos y servicios.
Integración con el módulo de de Requisiciones (Requiere Licencia).
Permite la posibilidad de relacionar una compra a un centro de costo o partida presupuestaria.
Funcionalidades:

Órdenes de compra.
Ordenes de servicios.
Conformidad de servicios.

d) Módulo 4: Gestión de sedes o sucursales.

Características:

- Skynet permite la gestión de sedes o sucursales remotas integrandolas al sistema central.
- Por medio de la licencia por sede, podrá crear una sucursal en cualquier lugar del mundo y gestionar dicha sede, manejando sus propios almacenes, números de serie y correlativos de documentos, personal, etc, vía Internet.
- Podrá manejar su propia lista de precios para dicha sede, asi como generar el respectivo kardex para cada almacén.

Funcionalidades:

- Gestion de almacenes.
- Gestión de correlativo de documentos por Sede.
- Gestion de personal.
- Gestion de Vendedores.
- Gestión de lista de precios.
- Transferencia entre almacenes de la misma sede o a nivel de toda la empresa(Global).

e)   Módulo 5: Finanzas
Características:

- Generación automática de centro de costos.
- Letras: Amortizaciones, letras al descuento, portes, etc.
- Cheques: Chequeras múltiples por cuenta.
- Impresión de Boucher de ingresos o egresos.
- Múltiples formas de pago/cobro: efectivo, cheque, tarjeta, tele crédito.
- Cajas y Bancos ilimitadas.
- Permite operaciones de cobros o pagos parciales y reprogramación de fechas.
- Generación de recibos por operaciones diversas.

Funcionalidades:

- Cuentas por Cobrar.
- Cuentas por Pagar.
- Letras, Cheques.
- Caja y Bancos.
- Centro de Costos.

f)    Módulo 6: Configuraciones

Características:

- Permite personalizar SKYNET a la realidad administrativa de su Empresa. Para ello existen diversas opciones que van desde configuraciones estéticas a funcionales, orientadas a hacer de SKYNET un software que se adecue a su realidad empresarial.

Funcionalidades:

- Datos de Empresa.
- Tributación.
- Divisas.
- Correlativo de Documentos (sucursales).
- Motivos de almacén.
- Lista de precios.





SEGUNDA ALTERNATIVA: OPENERP

Es un completo sistema de gestión de empresas/organizaciones (ERP) de licencia libre que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, almacén, inventario, proyectos, CRM, recursos humanos, TPV, tiendas virtuales, entre otros.

OpenERP incorpora funcionalidades de gestión de documentos, conectores con otras aplicaciones, permite trabajar remotamente mediante una interfaz web o aplicación de escritorio multiplataforma (Windows, Linux y Mac) y incluye un entorno modular de programación/adaptación rápida de aplicaciones (OpenObject). Se basa en tecnología Python/XML trabajando sobre una base de datos PostgreSQL.

a)    Módulo 1: Empresas o Partners

En OpenERP, tanto la propia empresa, como los Clientes y proveedores se engloban en un concepto denominado Partner.

En la ficha de un partner se puede registrar toda la información referente al mismo, englobando información clasificada en :

-General –> Se incluirán datos generales del partner.
-Info Extra –> Información extra.
-Historia de eventos –> Mostrará todas aquellas cosas que han pasado con el partner. Por ejemplo, los pedidos de venta que nos ha remitido, los tickets de soporte que nos ha pasado, facturas pendientes. Desde esta pantalla tendremos acceso a todos los objetos relacionados con el Cliente y por tanto podremos navegar y abrir un elemento concreto sin tener que volver a realizar búsquedas innecesarias en el módulo correspondiente.

Posibles acciones a realizar con un partner:

-Labels: Imprimir etiquetas
-Pagos pendientes: Generar reclamaciones de pago en el idioma del Cliente.
-Estructura de la empresa: Ver el árbol de estructura de la empresa.
-Enviar un SMS: Permite enviar SMS a los partners seleccionado.
-Mails masivos: Permite enviar un e-mail a una selección de partners.

b)   Módulo 2: Facturación, Cobros y Pagos

OpenERP permite cualquier combinación de creación de facturas y cualquier forma de cobro que utilice la empresa: Giros, pagarés, transferencia, confirming, factoring, entre otros.

Funcionalidades:

·         Configuración de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores.
·         Facturas automáticas desde pedido.
·         Generación automática de efectos de cobro y pago.
·         Conciliación bancaria automática.
·         Gestión de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores.

c)    Módulo 3: Contabilidad y Finanzas

La contabilidad en Open ERPS es de doble entrada y soporta múltiples divisiones de la compañía y múltiples compañías, así como varios idiomas y monedas.

La mayoría de los asientos contables son generados automáticamente por el sistema, por lo tanto se evita la introducción manual de datos y los errores de digitación.

El área de finanzas está enlazada con todo el resto de módulos de la aplicación, por lo que no solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos, sino que existen acciones definidas interactuando con otras áreas que optimizan la gestión global de la empresa.

Funcionalidades:

OpenERP permite llevar una contabilidad analítica presupuestaria y de costes, además de los siguientes puntos:

·         Definición de la estructura del plan contable.
·         Ejercicios, períodos (mensuales, trimestrales).
·         Plazos de pago.
·         Liquidaciones.

d)   Módulo 4: Productos

En OpenERP producto significa:

·         Componentes
·         Producto Stockable
·         Consumible
·         Servicio

Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definición del producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad, etc.).

Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda.

Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir definiendo reglas. Esta opción permite definir múltiples descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos.

Existen módulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del módulo de productos. Algunos de ellos son:

·         Membership: Gestión de suscriptores de los miembros de una compañía.
·         Electronic: Gestión de productos de electrónica.
·         Fashion: Gestión de productos textil o moda.
·         Extended: Gestión de costes de producción.
·         Expiry: Gestión de caducidad de productos.
·         Foundry: Gestión de productos del área del metal.

e)    Módulo 5: Recursos humanos

Funcionalidades:

·         Gestión de empleados y calendario de vacaciones.
·         Gestión de contratos de empleados.
·         Gestión de beneficios.
·         Gestión de ausencias.
·         Gestión de Procesos de reclamación.
·         Gestión del rendimiento de empleados.
·         Gestión de perfiles y responsabilidades de los empleados.

f)     Módulo 6: Control de inventario

Funcionalidades:

·         Gestión de almacenes en distintas ubicaciones.
·         Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock.
·         Ejecución de las órdenes de empaquetado generadas por el sistema.
·         Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad.
·         Cálculo de niveles teóricos de stock y valoración automática de stock.
·         Definición de reglas para reabastecimiento de stock.

Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido en OpenERP con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quién o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida.

En OpenERP, se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los movimientos de la mercancía desde que se recibe del proveedor hasta que llega al Cliente.

OpenERP también maneja el concepto de stock en Clientes y proveedores por lo que se puede gestionar el stock consignado.

La definición de los almacenes puede ser jerárquica por lo que puede analizarse el stock a varios niveles de detalle.

g)   Módulo 7: Gestión de Ventas

Funcionalidades:

·         Creación de pedidos de venta.
·         Revisión de los pedidos en sus distintos estados.
·         Consulta del Workflow de los pedidos de venta.
·         Confirmación de envío.
·         Se puede definir una fecha de facturación y las condiciones individualmente en cada pedido.
·         Los gastos de envío pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte.

h)   Módulo 8: Gestión de Compras

Funcionalidades:

·         Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en órdenes de compra.
·         OpenERP tiene varios métodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la recepción de materiales solicitados.
·         Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancías faltantes.
·         Gestión de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.
·         Las reglas de reabastecimiento de mercancía del sistema permiten generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automáticamente.
·         También es pueden configurar para que se ejecute un procedimiento totalmente ajustado a las necesidades de compra marcadas por el área de fabricación.

Características generales

- OpenERP es un  Opensource. Quiere decir, Software libre. Lo que significa que no existe coste de licencias inicial, ni de actualización, ni de instalación de módulos, ni por usuario. El número de usuarios no incrementa en ningún caso el coste de licencias iniciales, ni de mantenimiento anual, ni de ningún otro tipo.

- Está montado sobre una plataforma íntegramente orientada a objetos, con la tecnología más actual. Incluye la posibilidad de realizar modificaciones y adaptaciones de cualquier pantalla, añadir campos, modificar formularios o informes SIN PROGRAMAR. Esto incide directamente en la disminución de costes si fuese necesaria una personalización.

- Es ergonómica, usable e intuitiva. Esto incide en la disminución de costes de formación de los usuarios, a los que se les evita tener que aprender complejos procedimientos para realizar su trabajo.

- Infinidad de funcionalidad (más de 350 módulos) han sido desarrollados por los distintos partners de OpenERP y están disponibles para su instalación.

- Existen partners y colaboradores a nivel mundial que están continuamente desarrollando y aportando nuevas tecnologías y funcionalidad. Se asegura su continuidad durante muchos, muchos años.

- OpenERP está presente en más de 60 países y ha sido traducido a 30 idiomas. Existe comunidad de soporte y foros gratuitos donde poder consultar a cualquier hora, aunque no se tenga contrato de mantenimiento firmado con ninguna empresa.







TERCERA ALTERNATIVA: OFISMART ERP

Es el ERP líder del mercado y cuenta con la preferencia de miles de usuarios.
OFISMART ha recibido el reconocimiento de la Corporación Microsoft como el mejor ERP Latinoamericano.


Los módulos que conforman el software son parametrizables mediante tablas. Son multiempresa y multimoneda, y se encuentran integrados entre sí o con otros sistemas de terceros que estuvieran disponibles en el cliente.
Soluciones empresariales:
a)     Finanzas

Permite realizar una efectiva coordinación de las diferentes unidades en la que está dividida la empresa, realizando el seguimiento de la ejecución de estos planes de acción.
El Sistema maneja la información referida a las decisiones de operación (vinculadas a la adquisición y utilización de los recursos que dispone la empresa) y su repercusión sobre las decisiones de financiamiento (vinculadas a la adquisición de fondos para obtener estos recursos).

Este esquema permite realizar comparaciones efectivas entre los objetivos trazados por la empresa y el desempeño real de la misma (tanto de gastos como de ingresos), permitiendo comparar los resultados de las operaciones plasmadas en desembolsos o ingresos de efectivo y el registro de transacciones efectuadas por la empresa.
La Solución de Recursos Humanos está conformada por las divisiones de Administración de Personal y Planilla (Nómina de Pago), pudiendo ser integrada con sistemas de control de asistencia, producción, ventas, finanzas, entre otros.
Una de las fortalezas de la Solución se encuentra en la forma de cálculo de la planilla, la cual puede ser planteada y mantenida por los propios usuarios a través de un amigable editor de fórmulas, que les permite variar el cálculo de cada concepto de la planilla según sus necesidades, sin requerir la modificación de programas y sin tener conocimientos de programación.

El alcance de la Solución abarca la siguiente información :

La solución financiera se ha dividido en tres Sistemas que interactúan entre sí para
hacer de ésta la Solución más completa. Estos Sistemas son Presupuestos ,
Tesorería y Contabilidad.



b)    Activo Fijo

Nuestra Solución para la gestión de activos fijos OFIACTI tiene el objetivo de brindar mayor información en gestión contable y financiera y mayor control físico y logístico a las Areas de Finanzas y de Compras, así como a otras Areas de la empresa, siendo la herramienta de gestión integral que las empresas de hoy requieren.
Se ha desarrollado con amplitud la posibilidad de registrar en detalle la información descriptiva, logística, de valores, ubicaciones, centros de costo, responsables, adiciones, bajas, revaluaciones, múltiples cálculos y prorrateo de costos de depreciación, actualizaciones monetarias, inventarios físicos, asientos contables automáticos y confección de reportes por el propio usuario.
En OFIACTI se ha puesto especial interés en la flexibilidad de la Solución, logrando rápidas y eficientes configuraciones según la necesidad de cada giro de empresa, así como en la independencia, proporcionando a los usuarios finales las herramientas necesarias para que ellos mismos puedan extraer la información que requieran.

Características:

- Maneja un número ilimitado de empresas y activos fijos, clasificándolos internamente en familias y clases.
- El registro de activos fijos ha considerado el ingreso libre e ilimitado de características, incluyendo la posibilidad de ingresar con un mismo código uno o más activos similares.
- La identificación y enlace de activos fijos, se puede realizar utilizando más de un código para un mismo activo, mediante la utilización de códigos alternos.
- Posibilidad de manejo de información complementaria por activo fijo sobre la vigencia de contratos de mantenimiento, garantía, póliza de seguro y condición financiera.
- Disponibilidad de un historial para cada activo fijo en la empresa, el cual se complementa con el control físico de los cambios de ubicación y responsable.
- Permite el registro de los movimientos de adición, mejora, desmejora, baja, revaluaciones, cambios de vida útil, detención del proceso de depreciación, cambio de estado, cambio de familia, cambio de clase y otros.
- Permite la creación de un activo fijo partiendo de otro en curso y/o tránsito, contabilizando todos los valores que forman parte del valor total.
- Utilización de tasas de depreciación financiera, corporativa y tributaria con cálculo mensual o diario y ajuste de corrección monetaria mensual y anual.
- Prorrateo por período de los costos de depreciación en varios centros de costo, unidades productivas u órdenes de servicio.
- Cálculo y consultas de la depreciación y ajuste de corrección monetaria en línea del período actual, períodos cerrados y proyecciones.
- Reporteador como herramienta de gestión para que los mismos usuarios puedan extraer la información que requieran.
- Procesos de inventario físico, con opciones de integración a sistemas de código de barras.
- Generación automática de asientos contables de depreciación, ajuste de corrección monetaria y movimientos.
- El sistema se encuentra integrado a los módulos de Compras, Recursos Humanos y Contabilidad.


c)   Recursos Humanos

La Solución de Recursos Humanos está conformada por las divisiones de Administración de Personal y Planilla (Nómina de Pago), pudiendo ser integrada con sistemas de control de asistencia, producción, ventas, finanzas, entre otros.

Una de las fortalezas de la Solución se encuentra en la forma de cálculo de la planilla, la cual puede ser planteada y mantenida por los propios usuarios a través de un amigable editor de fórmulas, que les permite variar el cálculo de cada concepto de la planilla según sus necesidades, sin requerir la modificación de programas y sin tener conocimientos de programación.

El alcance de la Solución abarca la siguiente información:

Información del trabajador (datos personales) requerida para el cálculo de la planilla; e información complementaria, como empleos anteriores, ingresos y salidas de la empresa, referencias personales, parientes, idiomas, sede de trabajo, centros de costo, órdenes de servicio, etc.
- Proceso de pre-selección de personal automatizado, de acuerdo a definición de perfiles.
Planeamiento y aviso de vacaciones programadas.
- Administración de préstamos personales (cuenta corriente de los trabajadores).
Completo legajo del personal, entre otra información.
- Administración, Control, Emisión y Pago de múltiples Planillas.

Principales características

- Maneja un número ilimitado de empresas, unidades, planillas y en diferentes monedas.
Parametrización : la configuración se realiza a través de tablas de parámetros, por lo que la Solución puede ser configurada y personalizada con toda facilidad por los usuarios.
Proporciona una herramienta para la importación y exportación de información (desde y hacia otros sistemas).

d)    Logística

El Sistema está diseñado para hacer el seguimiento de todo el proceso de adquisición de productos y servicios tanto para el flujo que alimenta la cadena de valor hacia el consumidor final como para las necesidades internas de la organización.

El propósito de la solución de logística - OFILOGI- es darle a los responsables de las áreas de logística y operaciones, un instrumento eficaz para llevar el control de operaciones que involucran al fijo de productos desde los proveedores hacia la empresa (compras, importaciones) y el control de los productos dentro de la empresa (control de inventarios por almacén, ubicación y lote, seguimiento de los movimientos de inventario realizados, costeo de los productos), dando una mayor visibilidad, rapidez y control de los procesos.

Características generales

- Maneja un número ilimitado de Empresas, Almacenes, Ubicaciones, Lotes y en diferentes monedas.
Parametrización : La configuración se realiza a través de tablas de parámetros, por lo que la Solución puede ser configurada y personalizada con toda facilidad por los usuarios.
- Manejo de múltiples códigos y unidades de medida para cada artículo (almacenamiento, compras, ventas) con la posibilidad de asignarles códigos de barra.
- Integrado con los demás sistemas del OFISMART, como el sistema de Tesorería – OFITESO (obtiene información referida a montos, tipos de cambio, fechas, etc. ya registradas en el sistema) y Presupuestos – OFIPRES (integración de las órdenes de compra con las partidas presupuestales afectadas, validando la disponibilidad de presupuesto y actualizando el presupuesto comprometido).

e)    Ventas

El sistema está diseñado para realizar el seguimiento e todo el proceso de venta: desde la solicitud de una cotización/proforma por parte del cliente, hasta el despacho y facturación de los productos o servicios. Así también registra las transacciones de ventas directa, controlando y actualizando el stock de la mercadería, así como listas de precios y ofertas en cualquier momento para la transacción.

Mantiene información de los clientes (diferenciándolos por personas naturales o jurídicas, socios, miembros de una tarjeta promocional, etc.) y registra las transacciones de venta pudiendo utilizar diferentes tipos de documento (boleta, factura, nota de crédito,etc.) para múltiples monedas. El sistema está preparado para trabajar con códigos de barras.

El propósito de la solución de ventas - OFIVENT- es darle a los responsables del departamento de ventas, un instrumento eficaz para llevar el control de las operaciones que involucran el flujo de productos o servicios desde la empresa hacia los clientes.

Características principales
- Multiusuario: Para redes Windows, Linux, Novell Netware, SCO Unix, Open VMS u otro.
- Seguridad y Confianza en la información.Utilización de bases de datos relacionales, como MS SQL Server, Oracle, Sybase, IBM DB2 e Informix.
- Plataforma de desarrollo Cliente / Servidor. Procesos distribuidos entre la estación Cliente y el Servidor de Red.
- Seguridad para el acceso a la información. Un único sistema de seguridad para todos los módulos, integrado a la seguridad que proporciona la base de datos.
- Integración con otros productos Windows (OLE). Capacidad de migrar instántaneamente información a productos como MICROSOSFT Excel, Word, Correo Electronico, Lotus, etc. Además de ser compatible con Windows 7.

CUARTA ALTERNATIVA: SISTEMATIC 8.0

Es un Software de Gestión de Negocios Comerciales y/o Servicios. Software Práctico, Exacto y Seguro que le permitirá tener un mejor control de su Empresa.
Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios e incluso de Producción. (Distribuidoras, Markets, Ferreterías, Farmacias, Automotrices, Abarrotes, Librerías, Talleres, Fábricas etc.). 

a)    Módulo 1: Almacén

Funcionalidades:

 - Codificación de Productos incluyendo código de la empresa,  código de barras y código de fabricante.
- Valorización al Costo Promedio y PEPS.
- Ficha de kardex con los movimientos históricos: Ingresos y Salidas Internas, Traslado entre Almacenes, Control de Número de Serie, Lotes y Fechas de Vencimiento), Mermas. 
- Ventana de Receta (con costos) para armar Productos Terminados a partir de Componentes o Insumos. Busquedas y Listados por Clase, Marca, Modelo y Serie.
- Control de Stock Mínimos para alertar sobre stocks muy bajos. Control de Stocks de hasta 10 almacenes.


b)    Módulo 2: Compras y Abastecimientos

Funcionalidades:

- Órdenes de Compra, Registro de Facturas, Boletas y Guías de Remisión, Notas de Pedido.
- Registro, Consulta y Listado de Proveedores.
- Cuentas por Pagar.
- Múltiples Reportes Estadísticos por rango de fechas.

c)   Módulo 3: Clientes

Funcionalidades:

- Registro Completo de Clientes considerando Límite de Crédito, Lista de Precios,  Cuentas por Cobrar (Lista de Facturas Pendientes, Registro de Pagos a Cuenta, Estado de Cuenta, Reporte de Clientes con Deuda, etc).
- Historial (Registro)  de Trabajos realizados al cliente por trabajador, fecha y lugar. 


 d)    Módulo 4: Ventas

Funcionalidades:

- Registro de Facturas,  Boletas,  Guías de Remisión,  Cotizaciones.
- Notas de Crédito, Tickets (para usarse con impresoras ticketeras),  Pedidos (Reporte de Pedidos pendientes de entrega, entregados y parciales).
- Los formatos de Facturas son completamente configurables sin requerir la intervención de un programador; se consideran descuentos por producto y descuentos al total; Puede aplicar impuestos variables y ISC (Impuesto selectivo al Consumo).


e)    Módulo 5: Caja

Funcionalidades:

- Apertura de Caja en Moneda Nacional y Dólares.
- Movimientos de Entrada y Salida de Dinero.
- Visualización de Saldos de Caja a la Fecha o de la fecha seleccionada.
- Hoja de Movimientos del Día en Pantalla o Impresa, Impresión de Reporte de Movimientos de Fecha a Fecha y Reporte de Ingreso Diario a Caja.


f)    Módulo 6: Bancos

Funcionalidades:

- Registro de Múltiples Bancos y Cuentas Bancarias en 2 monedas diferentes.
- Movimientos de ingreso o retiro con descripción del movimiento.
Impresión del Movimiento y Reporte Global de los Saldos en Todas las Cuentas.

b)   Módulo 7: Gerencia-Administración

Funcionalidades:

- Reportes Estadísticos de Ventas, Utilidades, Saldos y Valorización de Almacén, etc.


Características generales

- Es Compatible con los Sistemas Operativos Windows 95,98,2000. ME, XP, Vista, Windows 7. 
- Sistema Multi-Usuario, Multi-Monetario y Multi-Almacén. 
- Incluye Diseñador de facturas programable por el mismo Usuario para emitir Factura Electrónica en formato de Hojas Sueltas,  Papel Continuo (perforado) y  Ticket/Voucher.
- Capacidad para modificar y personalizar cualquier reporte.
- Permite almacenar y visualizar la fotografía de cada uno de sus productos (formato JPG).
- Lee, Diseña e Imprime Etiquetas BarCode EAN 13.
- Genera documentos (Cotizaciones, Presupuestos, etc.) en formato PDF y los Envía al Email de sus clientes.
- Genera archivos XLS Excel desde todos sus reportes.
- Permite interconectar sus locales vía Internet.
- Es Configurable para cualquier País Hispano.
- Actualizaciones Gratuitas desde Internet.
- Muy Fácil de Instalar y Usar.
- Garantía, Soporte Técnico y Asesoría. 

Precio

- Paquete MonoUsuario  (1 equipo)......S/. 350.00.
- Paquete Personal Multi (2 equipos)....S/. 450.00.
- Paquete Profesiónal  (5 equipos)........S/. 600.00 (- Dscto. 10%).
- Total Paquete Empresarial (10 equipos) .....S/. 800.00 (- Dscto. 10%).
*Precios  Incluyen 19% IGV

Sistematic 8.0 incluye una Caja conteniendo : 

- CD Original conteniendo Software Instalador de SISTEMATIC  8.0.
- Manual de Usuario + Manual de Configuración en Red.
- Licencia de Uso.
- Acceso gratuito a nuestra "Zona de Usuarios" para sus actualizaciones periódicas.

Forma de Pago:

Mediante transferencia bancaria a cualquiera de las siguientes cuentas:


7.4. Justificación de la elección de este software

Ventajas de Sistematic 8.0

· Permite la entrada, proceso, acceso e interacción de toda la información que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando un simple navegador Web.

· Diseño Intuitivo y sencillo, permitiendo un fácil aprendizaje sin que ello implique la disminución de potencialidades a nivel de herramientas avanzadas.

· Abundante documentación de ayuda, manuales y video tutoriales vía Web.

· No requiere licencias adicionales para sus equipos terminales.

· Sistema multiplataforma que corre en cualquier sistema operativo.

· Sistema altamente seguro para transacciones vía Internet.

· De 5/10 veces más rápido que algunos software del mercado local.

7.5. Características técnicas

7.5.1. Descripción general de funcionamiento

Seguridad: Claves a usuario

El software permite contar con claves a cada usuario, de manera que se restrinja el acceso a personas no autorizadas para el uso del mismo.
Además, Sistematic define los módulos a los que tendrá acceso cada usuario.


Copias de seguridad

Esta opción permitirá guardar la data en un lugar seguro, como modo de prevención ante cualquier fallo en el equipo, formateo de disco duro, entre otros problemas que puedan surgir.

Está formado por dos opciones : Backup y Restore (Guardar al disco y Recuperar desde el disco). De esta manera Ud. Siempre podrá estar seguro de que sus datos están a buen recaudo.


Soporte Técnico

Existe la opción de poder contactarse con el soporte técnico, a través del envío de un mensaje desde el propio software.


7.5.3. Formas de captura/ingreso de datos al sistema

Ingreso de productos


Listado de productos


Listado de stock de productos

Listado de ventas al detalles

Hoja de movimiento de caja


8. Opción y desarrollo de web site

8.1. Consideraciones de diseño

Se plantea la creación de un sitio web y la creación de una página dentro de la red social Facebook. Todo ello para:

Dar a conocer a los clientes actuales y futuros clientes acerca del giro de negocio de la empresa.
Mostrar mediante imágenes, la variedad de productos que la empresa ofrece.
Mostrar información sobre datos de contacto, como teléfono, e-mail, dirección del punto de venta, horario de atención, entre otros.
Informar además, sobre las últimas innovaciones de la empresa respecto a los chifles, producto bandera regional, que representa un 80% de las ventas mensuales.
Finalmente, generar mayor interacción con los clientes o usuarios que frecuenten el sitio web, mediante foros, y temas de discusión, relacionados directamente con los productos regionales que se ofrecen.

8.2.      Detalle según lo visto en clase

Se quiere transmitir, mediante el color de fondo del sitio web, que va acorde al color del logo de la marca San Miguel de Piura, una empresa seria con varios años en el mercado. Presentando información clara, precisa y breve, para así no lograr aburrimiento en quien la visite.

También se busca lograr un dinamismo, con los efectos elaborados, para que la presentación de los productos sea más atractiva e interactiva.

Página Web: Se muestran 6 secciones:

Home: Donde aparecerá el logo de la empresa.


Quiénes somos: Mostrando un poco de información sobre la misión de la empresa y su giro de negocio.


Productos: Mostrando mediante un catálogo dividido en secciones, los diferentes productos que ofrece la empresa, teniendo opción a hacer Zoom en cada uno de ellos para poder apreciarlos mejor.


Comprar: Esta sección permitiría realizar compras online a personas que se encuentran fuera de la ciudad. Se podría utilizar en un largo plazo.


Contacto: El usuario puede enviar un e-mail a la empresa con alguna pregunta, sugerencia y también podrá contactarse con la empresa a través de los datos de contacto.


Ubícanos: Se puede ubicar fácilmente la empresa, mediante la herramienta de Google Earth, para aquellas personas que desean visitar el punto de venta. Además se encuentra un link, que permite abrir en una nueva ventana de la pantalla, la página diseñada en Facebook.


Para  acceder a la página web, entrar a:  www.wix.com/sanmigueldepiura/smp

Facebook: Se muestra información básica sobre el giro de negocio de la empresa, datos de contacto y algunas imágenes del proceso productivo.




8.3.      Plataforma elegida

La empresa debe contar con una plataforma web ya que cada uno de los usuarios, llamados clientes, conectados  a una red local o de Internet, pueden obtener libre información en el momento que se requiera, a través del sitio web, u otras páginas creadas por la misma.

8.4.      Servicios de dominio y hosting

Se ha considera un hosting gratuito, que en esta caso es “Wix”, el cual permite la fácil creación de sitios web, con animaciones Flash y ciertos efectos. Sin embargo, al ser gratuito, tiene un limitado periodo de tiempo, por lo que la empresa tiene que considerar la compra de un dominio propio, cuyo pago anual es de sólo $9.90.

8.5.      Estrategia para generar tráfico

- Generar foros especialmente en Facebook, que es donde tiene muchas personas que les gusta la página creada.

- Modificar constantemente el diseño de la página web con nueva información y novedades sobre nuevos productos o planes que tiene la empresa.

- Establecer promociones o descuentos vía web, para lograr un incremento en el volumen de ventas y cumplir con el objetivo estratégico número 2.

- Establecer campañas de mailing para dar a conocer nuestra empresa a futuros clientes, lo cual tiene un costo, pero es mínimo.

8.6.      Comentarios a los primeros días de uso

-       Con respecto a Facebook, se ha logrado captar la atención de 111 usuarios, los cuales manifiestan mediante el click en “me gusta” que sí hay una aceptación por parte de ellos hacia la empresa.
-       Respecto a la página web, se ha comentado que transmite cierta formalidad, seriedad, que es necesario debido a que la información se encuentra en un medio donde no siempre se da credibilidad a lo escrito. Es por ello, que lo que se está buscando es que los clientes crean que la empresa es real y seria, con muchos años en el mercado.
-       Se da opción a interactuar con los actuales/futuros clientes, mediante las sugerencias que se pueden enviar y brindando además información de contacto, lo que refleja también que la empresa sí existe y está dispuesta a atenderlos en cualquier momento.
-       También se logra ver, que se ha usado la herramienta de Google Earth para una mejor ubicación de la tienda.

9.      Estrategia a largo plazo

Hemos considerado importante plantear a la empresa la utilización de una intranet, la cual puede ser utilizada para en un largo plazo, cuando la empresa haya alcanzado su crecimiento (referente a apertura de nuevos locales, dentro o fuera del territorio local).

Para ello, planteamos el software de colaboración TEAMWOX, el cual está diseñado para la optimización de la gestión y la producción de la empresa. Usándolo puedes organizar los procesos de gestión dentro de una empresa, hacerlos más transparentes, acelerar la toma de decisiones basándote en información completa y auténtica.

Además, toda la información sobre los clientes y la historia de la cooperación con ellos, varios documentos, tareas, discusiones, entre otros, se pueden almacenar en este software.

TeamWox contiene todo lo posible para facilitar el funcionamiento eficaz de la empresa. El sistema incluye los siguientes módulos:

Departmento de RR.HH.

Este módulo contiene toda la información sobre los empleados: datos personales, dirección, contactos (IMs, correo electrónico, números de teléfono) e información sobre la actividad del empleado en la empresa. Todos los documentos relacionados con una persona (por ejemplo, contrato laboral, copias escaneadas de los pasaportes, los registros médicos, etc) se pueden guardar en el sistema.

Hojas de registro horario de los empleados también se guardan aquí. Ahora puedes ver fácilmente los empleados que trabajan más que otros, así como aquellos que trabajan menos que otros. Este módulo también refleja la estructura de tu empresa. Muy a menudo, aun un análisis informal ayuda a detectar la duplicación de funciones y la ineficiencia de una estructura organizativa.


Tareas

Este módulo se utiliza para la asignación rápida de tareas a los trabajadores y el control de su cumplimiento. ¿Ocurrió un problema? Establece una tarea, asigna personas responsables y ve cómo se cumple la tarea. En tareas puedes mantener diversos debates, publicar imágenes, archivos de audio y vídeo.

Sistema automatizado de informes de tareas te ayuda a calcular la productividad laboral de tus empleados. Se podrá saber quién de los trabajadores pone el mayor esfuerzo en el trabajo, cuyo trabajo hace la mayor contribución a tu negocio. Gracias a los informes de tareas en TeamWox, el análisis de la eficiencia de los mismos será mucho más fácil y más rápido.

Gestión de Documentos

Este módulo está diseñado para la construcción de una gestión eficiente de los documentos. Aquí se puede guardar absolutamente todos los documentos en forma electrónica: acuerdos, declaraciones, imágenes escaneadas y cualquier otro documento.

El sistema del soporte de versiones proveído en TeamWox hace posible el trabajo con los documentos en grupo. Tu empleado crea un documento y te lo asigna para firmar. Tú haces algunas modificaciones y devuelves el documento al empleado para que lo mejore. Y este procedimiento se puede repetir hasta que decidas que el documento está listo y pongas una "firma electrónica" en él. La característica importante de TeamWox es que siempre trabajas con la última versión de un documento. Al mismo tiempo, todas las versiones anteriores se almacenan en el sistema.

Todos los documentos que llegan a través de e-mail, adjuntados a las tareas o comentarios en tablón, también se pueden guardar en este módulo. Y viceversa - un documento de este módulo puede ser enviado en un e-mail, adjuntado a una tarea o un comentario en el tablón.


Correo Electrónico

Es probablemente la herramienta más popular para la comunicación con clientes y proveedores. TeamWox también contiene el módulo e-mail, pero está vinculado con todo el sistema. Y en el trabajo en grupo esta característica es muy útil.

Se pueden crear las cuentas y recibir los e-mails de varias direcciones al mismo tiempo. Aquí también puedes configurar los filtros que te ayudarán a ordenar automáticamente los mensajes de correo electrónico. Pero esto no es lo más importante.



Organizaciones y Contactos

Una base de datos de todos los clientes y contactos es muy importante. Es muy conveniente tener siempre a mano toda la información de contacto, incluyendo números de teléfono, direcciones, números de fax y otros. Y sería aún más conveniente tener todos los documentos relacionados con un socio, así como otra información útil.

En este módulo puedes mantener una base de datos detallada de todos tus clientes y proveedores: las direcciones, personas de contacto. Aquí también se puede almacenar todos los documentos, correos electrónicos y los debates relacionados con un cliente determinado.
TeamWox tiene la posibilidad de consolidar la información sobre tus clientes en un solo lugar, por lo tanto mejorar el trabajo de toda la empresa.


Tablón

Es el lugar más conveniente para el personal interno, a través del cual se puede entregar todas las noticias y política de la empresa para cada empleado de tu empresa.

También es importante conocer gustos y preferencias de las personas que trabajan en tu empresa; mediante este módulo se puede aprender más acerca de los compañeros/as, detectar los posibles problemas y eliminarlos.

Además, se pueden sustituir las reuniones tradicionales que a menudo duran largas horas. Se Pueden organizar conferencias o crear una sección separada y realizar en ella los debates sólo entre los que son necesarios para la solución de un problema.


Buscar en el Sistema

Usando TeamWox se puede encontrar rápidamente un documento necesario, el correo electrónico, tareas, cliente o el tema del Tablón. Además, en este sistema esta aplicada la función de búsqueda morfológica. Esto significa que introduces una palabra y el sistema busca todas sus variantes. Este sistema de filtración ayuda a limitar de manera significativa los resultados de búsqueda y ahorrar tiempo.

El Sistema de Informes

Los informes son automáticos, están bien coordinados. Concentrando toda la información en un sistema, se puede obtener un informe general sobre toda la empresa. Debido a la automatización, en cada momento un informe en TeamWox está actual.

En el Sistema de Informes de TeamWox se puede encontrar varios informes, incluso la asistencia de los empleados o su eficiencia en cooperación con los clientes.

Asistente en Línea

TeamWox ofrece un chat integrado que puede ayudar a resolver diversos problemas. El chat ofrece comunicación absolutamente segura a todos los trabajadores. El Chat en TeamWox puede funcionar como un asistente en línea, permitiendo a su personal comunicarse con los clientes y las diferentes organizaciones. Todos los mensajes son identificados y la información se guarda automáticamente en la historia de su comunicación con el cliente.



Contabilidad

Este sistema, diseñado para la expedición de las facturas y registro de pagos, es de gran ayuda en cuestiones financieras. El sistema mantiene información sobre todas las operaciones financieras de una empresa. Un libro nuevo esta creado para cada proyecto y distribuye todas las operaciones financieras. En Contabilidad se puede obtener rápidamente información sobre los pagos con cualquier contratista.


PRECIO DE TEAMWOX


III.              Implementación y puesta en marcha

1. Plan de implementación

1.1. Comité encargado

Para llevar a cabo el proceso de implementación, será necesario en primer lugar coordinar una reunión con la señora Adriana Moscol, para plantearle la propuesta sobre la adquisición de un software ERP (Sistematic 8.0) y también presentarle el trabajo realizado respecto a la página web y Facebook.

Una vez, aceptada la propuesta, serán encargados de la implementación del ERP y actualización de la página web, la dueña junto con la vendedora del punto de venta.

2. Requerimientos de hardware y su presupuesto de compra e instalación

No será necesaria la compra de una computadora, debido a que se dispone de una que actualmente no está funcionando en la empresa pero se encuentra en buenas condiciones para funcionar con la implementación del software ERP.

Se cumplen los requisitos necesarios para la utilización del software Sistematic 8.0:

·      Procesador Pentium II 400 Mhz o posteriores (La computadora es Pentium III).
·      Disco duro con un mínimo de 20 MB. Libres.
·      Sistemas Operativos Windows XP.  

3.  Requerimientos y plan de entrenamiento a los usuarios

Como se verá más adelante en el diagrama de Gantt, será necesario un largo periodo de inducción, especialmente para la vendedora, quien presenta cierta dificultad en el manejo de una computadora.

Junto a la dueña, deberán aprender sobre el funcionamiento del software y el manejo de internet. Pues serán ellas las responsables por la actualización del portal.

No será necesaria la contratación de personal para realizar la codificación de cada uno de los productos; esto lo podrá realizar la vendedora. Se puede considerar el pago de un técnico de sistemas quien pueda brindar sus servicios para un mejor aprendizaje. Su costo sería de S/.250.

4.    Diagrama de Gantt desarrollado en Microsoft Project


5.   Requerimientos y plan de inicio de operaciones

Una vez adquirido el software ERP, se procederá a la codificación de los productos, a cargo de la vendedora. Será una tarea simple debido a que el total de productos que ofrece la empresa no supera a los 30.

Los productos serán agrupados únicamente por clase: Chifles, camotes, algarrobina, etc. Posteriormente, con ayuda del técnico, se procederá a la inducción del resto de módulos con los que cuenta el software.

6.   Estrategia de mantenimiento del sistema

Sistematic 8.0 cuenta con garantía, soporte técnico y asesoría vía e-mail o telefónica, brindando a sus clientes un buen servicio de postventa (resolución de dudas sobre el software, realización de sugerencias para su mejoramiento, entre otros aspectos). Ofrece además seguridad de la Información (Copias de Seguridad y Respaldo de la DATA).

También debe considerarse un mantenimiento periódico necesario para el buen funcionamiento de la computadora.

7. Presupuesto general final, detallado y consolidado



8. Justificación económica de la implementación de este sistema

Luego de haber analizado otro software, se deduce que Sistematic es el más apropiado para la Mype; es el más económico y se adapta a los requerimientos de la empresa.

Además, será de mucha utilidad por un largo periodo de tiempo, incluso para cuando la empresa decida abrir nuevas sucursales. Con el funcionamiento de este software en diversos puntos de la ciudad, se logrará mantener el control que se busca y evitar pérdidas que pueden aumentar en caso de un crecimiento.

IV.              Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

-San Miguel de Piura es una pequeña empresa que se encuentra en la etapa de crecimiento, a pesar que cuenta ya con siete años en el mercado piurano.

-Actualmente no cuenta con algún sistema de información que le permita llevar un mejor control de inventarios. Su sistema de control de producción y de ventas  no es muy formal, por lo que todo se registra mediante formatos, los cuales son llenados de manera manual.

-La empresa no tiene presencia en internet; no cuenta con un sitio web que la identifique y mantenga informado a su público objetivo acerca de los productos que ofrece y novedades de los mismos.

-La señora Adriana Moscol ha mostrado gran interés por el proyecto de sistemas que se ha elaborado, lo que ha permitido el eficiente trabajo para la elaboración del mismo.

Recomendaciones

-  Continuar transmitiendo a sus trabajadores los objetivos estratégicos que busca alcanzar la empresa.

-  A nivel comercial, realizar mayor publicidad y promociones de sus productos, para dar a conocer sobre las variedades de chifles que se ofrecen.

-  Sacar provecho de la tecnología, haciendo uso de las redes sociales y manteniendo actualizada la página web, para así generar tráfico y que muchas más personas conozcan sobre el giro de negocio de la empresa.

-  Hacer uso del intranet propuesto en caso la empresa opte por abrir nuevas sucursales dentro o fuera de la ciudad. Será muy necesario el uso de éste debido a que se necesitará un mayor control y constante contacto con el personal que se encuentra fuera del punto de venta principal.

V.            Links consultados


VI.            Herramientas utilizadas

·         Microsoft Word
·         Microsoft Excel
·         Microsoft Project
·         Internet Explorer
·         Sistematic 8.0
·         Google Earth
·         Skynet ERP 3.1.4


ANEXO 1
MANUAL DE OPERACIONES Y FUNCIONES
COCINERO:
·         Compra materias primas.
·         Acomoda y dirige al pelador.
·         Prepara material para Freír: Peroles, trinches, coladeras, baldes.
·         Fríe y sala el producto.
·         Pesa el producto terminado.
·         Llena los registros de compras  y producción.
·         Coordina con el área de envasado los pedidos y tipo de chifle a preparar, así como papa y camote.
·         Verifica la limpieza y orden del área.
AYUDANTE DE COCINA:
·         Ayudar a  acomodar en el área las materia primas compradas: plátano, carbón aceite, otros.
·         Preparar el material para el pelado: Llenar fuentes con agua, cuchillos, saquillos.
·         Proceder al pelado.
·         Almacenar las cáscaras en saquillos para su venta posterior.
·         Seleccionar los plátanos para las diferentes variedades y colocar en baldes.
·         Lavar el material utilizado.
·         Llevar el producto terminado al área de envasado.
·         Apoya en compras y reparto de chifle a tienda o pedidos.
ENVASADORA:
·         Recibe el producto terminado de producción.
·         Procede al envasado y pesado
·         Prepara la cecina cuando se planifique envasar chifles especiales.
·         Pesa las bolsas con cancha normal y cancha paccho.
·         Despacha a tienda.
·         Orden y limipieza de su área.
·         Llena el cuaderno del área de envasado.
·         Realiza las compras de material de envasado (bolsas).
·         Coordina con el área de envasado los pedidos a ser atendidos para abastecer los inventarios de tienda.
·         Limpieza y orden dentro de la tienda.
·         Trato directo con los clientes y cobranzas de las ventas.
·         Reportar a la dueña las ventas.





1 comentario:

  1. buenas tardes queria ver una informacion de esta empresa para un trabajo queria ver si me podria ayudar si me podria dar su plan de ventas de esta empresa como trabajn necesito su ayuda porfavor soy evander jimenez tocto almuno de la nacional de piura porfavor 72181044 evander14125@gmail.com se lo agradeceria disculpe su tiempo y la molestia gracias

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